Protection des données personnelles : Sauvant Consultants s’engage !
CHARTE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
ET
CONSENTEMENT À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Au travers des services que le CABINET SAUVANT CONSULTANTS vous fournit, des données personnelles vont être collectées afin de procéder à notre mission de conseil, au bilan détaillé de votre retraite (retraites françaises, étrangères, internationales des régimes obligatoires et facultatifs, de base et complémentaires, et des régimes supplémentaires de retraite), au recensement de vos droits et revenus futurs, à son optimisation et sa liquidation ou aux prestations d’assurances liées. Vos données personnelles seront également utiles pour l’étude et/ou la mise en place des droits dérivés, tels les pensions de réversion.
Etant particulièrement sensible à la protection des données personnelles, notre cabinet veille à vous offrir un haut niveau de protection dans ce domaine et de nous assurer que le traitement est opéré dans le parfait respect de la loi. Vous trouverez-ci-dessous l’essentiel des informations relatives au traitement de vos données, traduisant ainsi nos engagements de transparence à votre égard.
1. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES SOMMES NOUS AMENÉS À COLLECTER ET POURQUOI ?
SAUVANT CONSULTANTS collecte et utilise uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer des services personnalisés et vous fournir l’ensembles des prestations de retraite et d’assurance de qualité pour lesquels vous nous avez sollicités. Les données sont donc collectées dans un but déterminé et limité afin de vous apporter le meilleur conseil dans le domaine des retraites et de l’assurance.
Ces données sont nécessaires aussi bien à l’établissement de devis selon vos demandes et attentes qu’à l’exécution de nos prestations telles qu’énoncées dans le contrat passé entre SAUVANT CONSULTANTS et vous.
Ces données sont donc collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et traitées de manière licite, loyale et transparente.
Nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles auprès de vous, que ce soit sous forme dématérialisée (via nos sites internet sécurisés et les fiches de contact, par réponses à nos courriels) ou sous format papier, notamment :
- Vos noms, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone, etc.
- Votre situation familiale (enfants, conjoint, régime matrimonial)
- Vos documents d’identification tels la CNI, le passeport, le livret de famille, l’acte de naissance, etc.
- Vos documents fiscaux (avis d’imposition, déclaration des revenus, etc.) et bancaires (RIB) requis dans le cadre de notre mission notamment d’assistance auprès des caisses de retraite.
- Vos informations médicales uniquement en cas de demande de retraite pour cause d’inaptitude ou d’invalidité.
-Votre situation professionnelle : statut, employeur, fonction, rémunération, feuilles de paie, relevés Pôle Emploi, historique de carrière, cotisations auprès des différents organismes sociaux et compagnies d’assurance.
Les données personnelles concernant les enfants mineurs doivent être fournies par le titulaire de l’autorité parentale.
En tout état de cause, les données personnelles concernant votre conjoints ou vos ex-conjoints et qui sont nécessaires à l’exécution de nos prestations de conseil notamment en matière de pensions de réversion des retraites sont fournies par vos soins, sous réserve d’avoir obtenu l’accord de ces personnes à la collecte et au traitement de ces données. Cet accord est matérialisé par la signature d’un document manifestant leur consentement libre et éclairé et la connaissance de leurs droits relatifs à ces données personnelles.
Nous pouvons également être amenés à collecter des données vous concernant, dans le cadre de notre mission et selon les mandat et procuration spéciaux que vous nous aurez confiés, auprès de vos employeurs présents et passés, des caisses de retraite françaises, étrangères et internationales auprès desquelles vous avez cotisé, des compagnies d’assurance auprès desquelles vous ou vos employeurs aurez souscrit des contrats de retraite supplémentaire. Cette liste est non exhaustive.
2. QUI AURA ACCÈS À CES DONNÉES ?
Seules les personnes habilitées par le CABINET SAUVANT CONSULTANTS (dirigeants et salariés) auront accès à vos données personnelles et elles seules auront l’autorisation de les traiter dans le cadre de la mission que vous nous aurez confiée.
Les dirigeants et les salariés du CABINET SAUVANT CONSULTANTS s’obligent à une stricte confidentialité des données personnelles recueillies.
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS n’a en aucun cas recours à des entreprises sous-traitantes dans la gestion de ses dossiers.
De même les divers prestataires informatiques intervenant sur nos systèmes informatiques signent un accord de confidentialité.
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS ne procède pas au transfert des données hors du territoire français.
3. À QUI PEUVENT ÊTRE TRANSMISES CES DONNÉES ?
Dans le cadre de l’exécution de notre mission et du mandat accordé, vos données personnelles peuvent être transmises aux Caisses de retraite (françaises, étrangères et internationales) ainsi qu’aux Compagnies d’assurance et fonds de pension afin d’obtenir un relevé de vos droits.
Les administrations et employeurs présents et passés pourront également être destinataires de ces données.
Ces données permettent votre identification auprès de ces différents organismes et la connaissance de l’étendue de vos droits à retraite. Elles permettent également dans la mesure du possible de justifier de l’existence de droits et de cotisations quand des périodes lacunaires apparaissent.
Vos données personnelles peuvent être utilisées en cas de traitement imposé par la législation en vigueur.
4. QUELLES SONT LES MESURES PRISES POUR S’ASSURER DE LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Pendant toute la durée de leur traitement, vos données personnelles font l’objet de mesures renforcées de sécurité afin de s’assurer de leur confidentialité. Notre système informatique a fait en particulier l’objet d’audits spécifiques de sécurité pour nous assurer que les mesures de sécurité prises étaient au niveau de l’état de l’art en la matière.
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS s’assure de l’intégrité de vos données personnelles et se prémunit autant que faire se peut de tout vol et de toute altération et destruction de vos données (notamment par des sauvegardes sécurisées et chiffrées) durant la période de conservation de vos données.
Cependant, aucun système n’étant infaillible, le CABINET SAUVANT CONSULTANTS s’engage dans l’hypothèse d’une atteinte à vos données personnelles à vous avertir ainsi que l’autorité de contrôle compétente de cette violation dans les meilleurs délais à compter de la découverte de ladite violation.
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS ne peut être tenu des dysfonctionnements dans la gestion de vos données personnelles par les destinataires de celles-ci (employeurs, fonds de pension, caisses de retraite, compagnies d’assurance, etc. cf. 3.).
5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS conserve vos données personnelles le temps nécessaire au respect des dispositions légales et règlementaires et nécessaire à la réalisation de la mission pour laquelle il a été mandaté, c'est-à-dire pendant la durée de la relation contractuelle et pendant une période de cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle à des fins d’archives.
Les données relatives aux prospects sont conservées pendant une période de trois ans à compter du dernier entretien avec ceux-ci (courrier, téléphone, rendez-vous, courriel…).
6. QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?
Différents droits sont attachés à vos données personnelles selon la règlementation en vigueur. Il s’agit :
• Du Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles : le CABINET SAUVANT CONSULTANTS vous renseigne par une information concise, transparente, en termes compréhensibles, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.
• Du Droit d'accès : vous pouvez obtenir une copie de vos données personnelles.
• Droit de rectification : en cas de données personnelles inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que celles-ci soient modifiées en conséquence.
• Droit à l'effacement ou droit à l’oubli : vous pouvez exiger l'effacement de vos données personnelles dans la limite des exceptions prévues par la règlementation applicable.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de traitement de vos données personnelles.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière.
• Droit à la portabilité de vos données : quand ce droit est applicable, vous pouvez demander que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible, techniquement, de les transférer à un autre responsable du traitement de vos données.
• Droit de définir des directives relatives à la conservation, l'effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès : vous pouvez organiser le devenir de vos données personnelles à votre décès.
• Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne vaut que pour l’avenir et ne saurait remettre en cause le traitement passé de vos données personnelles.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente telle que la CNIL.
Vous pourrez exercer vos droits en écrivant au CABINET SAUVANT CONSULTANTS, responsable du traitement de vos données personnelles, par courriel (maretraite@sauvant.org) ou par voie postale (36 avenue Charles de Gaulle – 92200 – NEUILLY SUR SEINE). Votre demande devra être accompagnée de tout justificatif d’identité.
Le CABINET SAUVANT CONSULTANTS s’efforcera de vous répondre dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai de deux mois à compter de votre demande.
7. CONSENTEMENT À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES.
Soucieux d’obtenir votre consentement libre et éclairé à la collecte et au traitement spécifique de vos données personnelles, le CABINET SAUVANT CONSULTANTS sollicite votre accord.
En cas de difficulté notre responsable informatique et libertés vous assistera. Il peut être joint à l’adresse suivante : maretraite@sauvant.org.
